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    会议接待服务程序
    发布时间:2012/5/30 16:42:40 丨 阅读次数:2871 丨 文章来源:

    会议接待服务程序

    一、会议接待草案制定

    1、与组织者联系,详细了解组织者的需求及会议代表的基本情况,制定合理、舒适、安全的接待草案。

    2、详细介绍酒店及酒店设施介绍:包括酒店位置、菜单、餐饮、娱乐设施、安全保卫及价格等告知组织者,提供分析及使用建议,以便组织者选择酒店。

     二、活动前期准备清单

    会议确定后逐一落实各项准备工作。

    接待程序表: 制定会议接待程序,落实各项细节。

    酒店方面

    第一时间与酒店负责人联系,着重介绍本团情况,并逐一落实各项要求。

    1)房间数量及类型(标准间、商务房、工作人员用房间)客人用房 – 各种类型房间数、及方向位置(分布的楼层及是否靠近电梯)工作人员 – 用房数量及位置(后勤工作人员用房需要同客人在同一楼层,并尽可能靠近团中 VIP 嘉宾的房间,以便为嘉宾提供快速、周到的服务)。 房间布置 – 客人抵达前必须完成对房间清洁卫生工作,同时检查房间内设施是否能正常使用。抵达前 1 小时,按照要求为房间陪送水果 ( 需每天更换 ) ,房间号码 - 提前 2 天得到所有房间号码,并根据提供的分房名单进行分房。客人抵达宾馆前 2 小时,旅行社工作人员将抵达宾馆为所有客人办理入住手续,并领取房间钥匙。以便使客人抵达宾馆后,能快速领取钥匙进入房间。 VIP 客人将有专人引领至房间。

    2)酒店餐厅:根据提前确认的菜单,厨房精心制作每道菜品。开出独立的用餐区,仅供本团使用。所用餐具必须事前做好消毒工作,并且坚决杜绝使用有裂纹的餐具。

    3)酒店布置:客人抵达前 2 小时,必须在酒店大堂醒目处悬挂好欢迎横幅。

    4)行程用车:按照商议,保证车辆必须是 8 成以上的新车。驾驶员必须有极强的责任心,驾驶经验丰富。

    5)导游员若干名,挑选形象气质具佳,经验丰富,服务态度好,并富有责任心的导游。

    6)工作人员两名,同组织者保持紧密联系,完成组织者提出的各项要求。

    旅游安排

    1)根据时间,编排合理、舒适的游览日程表;

    2)按照预先分发的旅游登记表的统计结果,安排豪华空调旅游车,每车的乘坐人数安排在 8 5% ,以保证客人的舒适;

    3)每台车都将有明显的标志 — 号码;

    4)每台车安排一名优秀的职业导游,负责途中讲解和景点介绍;

    5)各车的导游员将负责时时提醒客人保持乘坐同一辆车,事先讲明游览路线与大致日程安排,注意集合时间及地点,并在每次更换游览地点前统计人数;

    6)VIP 客人可以安排专门的优秀导游人员及车辆;

    7)可以按照需要 为每位嘉宾制作嘉宾证及旅游手册;

    周前检查

    在团队出发前一周,必须完成所有细节方面的确认。每项细节都必须向组织者汇报,并得到认可。同时将对本次旅游线路进行最后的实地检查,落实各接待方的准备情况现场实施及活动总结

    1)现场实施过程中,严格按照事先制定的接待计划,严格实施并执行;

    2)如有任何突发意外事件,总监将立即向组织汇报,并提出解决方案。事后必须立即将结果向组织者汇报;

    3)活动期间分发我社接待意见表;

    4)活动结束后统计意见结果,向组织者汇报;

    5)根据客人的意见与建议不断改进服务内容与方式。